Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
w ramach procesu rekrutacji na studia w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie informuje, że:
Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych udostępnionych podczas rekrutacji jest Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie z siedzibą w Krakowie, adres: 31-002 Kraków, ul. Kanonicza 25.
Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest:
- poprzez e-mail: pod adresem email: IODO@upjp2.edu.pl
- lub pisemnie na adres: Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie ul. Kanonicza 25; 31-002 Kraków (z dopiskiem „IOD”).
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na wybrane przez Państwa studia na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie oraz – w przypadku przyjęcia na wybrany przez Państwa kierunek studiów – realizacji procesu kształcenia na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie.
Przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze oraz do wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym, związanych z prowadzeniem działalności dydaktycznej i realizacją procesu rekrutacji na studia, w związku z realizacją zadań określonych w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 85 z późn. zm.), wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych oraz wewnętrznych aktów wykonawczych obowiązujących na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz lit. e) RODO).
Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest prawo do ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Ponadto, w przypadkach, w których wniesienie opłaty rekrutacyjnej jest wymagane, Państwa dane osobowe będą przetwarzane również w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz realizacji obowiązków związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem opłat rekrutacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z realizacją obowiązków wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).
Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez okres 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji – na wypadek realizacji uprawnień związanych z możliwością odwołania się od decyzji podejmowanych w postępowaniu rekrutacyjnym. W przypadku skierowania sprawy na drogę postępowania sądowo-administracyjnego dane osobowe mogą być przetwarzane również przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z prowadzonym postępowaniem.
W przypadku przyjęcia na wybrany przez Państwa kierunek studiów Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu dokumentowania przebiegu studiów przez czas ich trwania, a następnie w celach archiwalnych - na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 1571 z późn. zm.), wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, oraz innych właściwych przepisów prawa.
W zakresie danych dotyczących wniesionych opłat dane osobowe będą przetwarzane również przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości oraz innych obowiązujących przepisów prawa.
Odbiorcy danych
Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz podmioty współpracujące i świadczące usługi na rzecz Administratora na podstawie zawartych umów powierzenia, w szczególności podmioty prowadzące wsparcie technologiczne dla systemów informatycznych, w których przetwarzane są Państwa dane osobowe.
W przypadku nieprzyjęcia na studia odbiorcą Państwa danych osobowych będzie również firma świadcząca usługi obsługi korespondencji – w celu doręczenia decyzji w sprawie nieprzyjęcia na studia.
Prawa związane z przetwarzaniem danych
Posiadają Państwo prawo do:
- żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO),
- sprostowania swoich danych osobowych (art. 16 RODO),
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (art. 18 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO (art. 21 RODO),
- usunięcia swoich danych osobowych – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO (art. 17 RODO),
- przenoszenia danych osobowych – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO (art. 20 RODO).
Administrator będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego, a przepisy prawa przewidują wyjątki oraz ograniczenia dotyczące możliwości ich realizacji.
W celu realizacji praw jak również w razie pytań dotyczących zasad prywatności i przetwarzania danych osobowych u Administratora należy kontaktować się Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:
- pod adresem email: IODO@upjp2.edu.pl lub
- pisemnie przesyłając korespondencję na adres: Uniwersytet Papieski Jana Pawła II ul. Kanonicza 25; 31-002 Kraków z dopiskiem IOD.
Posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Obowiązek podania danych i konsekwencja niepodania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich przetwarzanie przez Administratora jest niezbędne do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na studia oraz wywiązania się ze spoczywających na Administratorze obowiązków prawnych. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacyjnym.
